Πώς να επιλέξετε τον σωστό υπεύθυνο λήψης αποφάσεων για την αναφορά σας

Θέστε το σωστό ερώτημα

Το μόνο ερώτημα που έχει σημασία είναι: ποιος έχει την άμεση αρμοδιότητα να κάνει αυτό που ζητάτε;

Όχι ποιος είναι δημόσια υπεύθυνος. Όχι ποιος είναι ο πιο προβεβλημένος. Όχι ποιον θέλετε περισσότερο να λογοδοτήσει. Το πρόσωπο στο οποίο απευθύνετε την αναφορά σας πρέπει να είναι εκείνο που μπορεί πραγματικά να φέρει την αλλαγή, είτε αυτό σημαίνει να εγκρίνει έναν προϋπολογισμό, να ανατρέψει μια απόφαση, να αλλάξει μια πολιτική ή να δώσει εντολή σε κάποιον άλλο να δράσει.

Μια αναφορά που απευθύνεται σε φορέα χωρίς αρμοδιότητα στο ζήτημα ή σε μια τυπική ηγετική μορφή που δεν μπορεί να δράσει χωρίς έγκριση από κάποιον άλλον, δεν θα αποδώσει αποτελέσματα, ακόμη κι αν συγκεντρώσει χιλιάδες υπογραφές.

Συνδέστε τον αποδέκτη με το ζήτημα

Ο σωστός υπεύθυνος λήψης αποφάσεων εξαρτάται από το είδος του ζητήματος που θέτετε.

• Ζητήματα τοπικής αυτοδιοίκησης όπως αποφάσεις χωροταξικού σχεδιασμού, αλλαγές σε δρόμους, κλείσιμο πάρκων ή χρηματοδότηση βιβλιοθηκών συνήθως αποφασίζονται από τους εκλεγμένους δημοτικούς συμβούλους ή από τον αρμόδιο προϊστάμενο τμήματος του δήμου. Βρείτε ποια επιτροπή ή ποιος υπάλληλος είναι αρμόδιος για τη συγκεκριμένη περιοχή.
• Η εθνική πολιτική και η νομοθεσία χειρίζονται από τον αρμόδιο υπουργό ή το υπουργείο του. Αν το ζήτημα εμπίπτει στην αρμοδιότητα κοινοβουλευτικής επιτροπής, αυτή η επιτροπή μπορεί να είναι ο σωστός αποδέκτης. Σε ορισμένες χώρες υπάρχει επίσημη κοινοβουλευτική διαδικασία αναφορών με συγκεκριμένους κανόνες υποβολής.
• Εταιρικά ή επιχειρηματικά ζητήματα είναι καλύτερο να απευθύνονται στο ανώτερο στέλεχος που έχει ευθύνη για τη συγκεκριμένη περιοχή: στον διευθύνοντα σύμβουλο για ζητήματα που αφορούν ολόκληρη την εταιρεία, στον Υπεύθυνο Βιωσιμότητας για περιβαλλοντικές πρακτικές, στον Περιφερειακό Διευθυντή για απόφαση τοπικού υποκαταστήματος.
• Τα εκπαιδευτικά ζητήματα σε ένα μόνο σχολείο απευθύνονται στον διευθυντή ή στον διευθυντή/την διευθύντρια. Ζητήματα που επηρεάζουν περισσότερα σχολεία θα πρέπει να απευθύνονται στο σχολικό συμβούλιο, στην αρμόδια τοπική αρχή ή στο υπουργείο Παιδείας.
• Η υγειονομική περίθαλψη και οι δημόσιες υπηρεσίες συχνά διέπονται από ξεχωριστούς φορείς από την κεντρική κυβέρνηση. Ελέγξτε αν η σχετική απόφαση λαμβάνεται από περιφερειακή υγειονομική αρχή, διοικητικό συμβούλιο νοσοκομείου, ρυθμιστική αρχή ή εθνικό υπουργείο.

Όταν έχετε αμφιβολία, ξεκινήστε τοπικά και συγκεκριμένα. Μια αναφορά προς το δημοτικό τμήμα μεταφορών είναι πιο άμεσα υλοποιήσιμη από μια αναφορά προς «την κυβέρνηση».

Πώς να ερευνήσετε ποιος αποφασίζει

Αν ο σωστός υπεύθυνος λήψης αποφάσεων δεν είναι άμεσα προφανής, υπάρχουν αξιόπιστοι τρόποι να το διαπιστώσετε.

• Ελέγξτε την επίσημη ιστοσελίδα. Οι περισσότεροι δημόσιοι φορείς δημοσιεύουν τη δομή τους, τα ονόματα των ανώτερων στελεχών και ποιες επιτροπές ή τμήματα χειρίζονται ποια θέματα.
• Διαβάστε προηγούμενες αποφάσεις για παρόμοια ζητήματα. Αναζητήστε στα αρχεία ειδήσεων και στα επίσημα πρακτικά αποφάσεις που σχετίζονται με το ζήτημά σας. Ποιος τις έλαβε; Ποιος τις πρότεινε; Αυτοί είναι πιθανότατα τα σωστά πρόσωπα.
• Καλέστε το κεντρικό τηλεφωνικό κέντρο. Ένα απευθείας τηλεφώνημα στον οργανισμό με το ερώτημα «ποιος είναι αρμόδιος για [specific issue];» συχνά δίνει όνομα και στοιχεία επικοινωνίας πιο γρήγορα από οποιαδήποτε αναζήτηση στο διαδίκτυο.
• Ρωτήστε κάποιον που γνωρίζει το σύστημα. Τοπικοί δημοσιογράφοι, διοργανωτές της κοινότητας ή άνθρωποι που έχουν κάνει εκστρατεία για παρόμοια ζητήματα στο παρελθόν συχνά μπορούν να σας πουν ακριβώς ποια είναι η σωστή επαφή και ποιον να αποφύγετε.

Αφιερώστε χρόνο για να το κάνετε σωστά πριν ξεκινήσετε. Μια αναφορά που απευθύνεται σε επώνυμο, σωστά ταυτοποιημένο άτομο είναι πολύ πιο αξιόπιστη από μια αναφορά που απευθύνεται σε τίτλο θέσης ή σε όνομα τμήματος.

Τι να κάνετε όταν υπάρχουν πολλοί υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων

Πολλές αποφάσεις εμπλέκουν περισσότερα από ένα άτομα ή φορείς. Ένας υπάλληλος του δήμου μπορεί να ετοιμάσει μια εισήγηση ενώ οι εκλεγμένοι δημοτικοί σύμβουλοι ψηφίζουν επ' αυτής. Η ομάδα βιωσιμότητας μιας εταιρείας μπορεί να προτείνει μια αλλαγή ενώ το διοικητικό συμβούλιο την εγκρίνει. Ένας υπουργός μπορεί να καθορίζει την πολιτική ενώ μια ρυθμιστική αρχή την εφαρμόζει.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, έχετε δύο επιλογές.

Η πρώτη είναι να απευθύνετε την αναφορά στο άτομο ή στον φορέα με την τελική αρμοδιότητα. Αυτό είναι πιο σαφές και πιο στοχευμένο. Το μήνυμά σας είναι ξεκάθαρο: σας ζητάμε να αποφασίσετε.

Η δεύτερη είναι να απευθυνθείτε σε πολλούς υπεύθυνους λήψης αποφάσεων ταυτόχρονα. Αυτό έχει νόημα όταν δύο φορείς μοιράζονται την ευθύνη, όταν ο ένας πρέπει να ενεργήσει πριν μπορέσει ο άλλος ή όταν θέλετε και οι δύο να αισθανθούν το βάρος της κοινής γνώμης. Αν ακολουθήσετε αυτή την προσέγγιση, διευκρινίστε τι ακριβώς ζητάτε από τον καθένα να κάνει.

Επηρεαστές έναντι υπεύθυνων λήψης αποφάσεων

Μερικές φορές το πρόσωπο με την επίσημη αρμοδιότητα δεν είναι ο πιο αποτελεσματικός αποδέκτης. Υπάρχουν άνθρωποι που δεν μπορούν να λάβουν οι ίδιοι την τελική απόφαση, αλλά έχουν σημαντική επιρροή σε όσους μπορούν.

Αυτοί μπορεί να περιλαμβάνουν έναν ανώτερο αξιωματούχο που συμβουλεύει τον υπουργό, έναν πρόεδρο επιτροπής που ελέγχει την ημερήσια διάταξη, ένα μέλος του διοικητικού συμβουλίου που διαμορφώνει την εταιρική κουλτούρα ή μια γνωστή δημόσια προσωπικότητα της οποίας η στήριξη αλλάζει τη συζήτηση.

Η απεύθυνση της αναφοράς σας στον επίσημο υπεύθυνο λήψης αποφάσεων, ενώ παράλληλα ενεργοποιείτε και πρόσωπα με επιρροή, μπορεί να είναι αποτελεσματική στρατηγική. Η διάκριση έχει σημασία: η αναφορά σας πρέπει να απευθύνεται σε όποιον μπορεί να δράσει, αλλά η ευρύτερη εκστρατεία σας μπορεί να περιλαμβάνει οποιονδήποτε βοηθά να μετακινηθεί η κοινή γνώμη προς αυτή την κατεύθυνση.

Παραδείγματα αδύναμων και ισχυρών αποδεκτών

Ένας συγκεκριμένος, σωστά ταυτοποιημένος αποδέκτης κάνει την αναφορά πιο εύκολο να ληφθεί σοβαρά, πιο δύσκολο να απορριφθεί και πιο σαφές για τους υπογράφοντες ποιος είναι υπεύθυνος για το αποτέλεσμα.

Τι γίνεται αν πραγματικά δεν μπορείτε να εντοπίσετε ποιος αποφασίζει;

Για ορισμένα ζητήματα, ειδικά όσα αφορούν νέα τεχνολογία, ασαφή δικαιοδοσία ή ευθύνη που μοιράζεται σε πολλά επίπεδα διοίκησης, ο εντοπισμός του σωστού υπεύθυνου λήψης αποφάσεων είναι πράγματι δύσκολος.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, απευθύνετε την αναφορά στο ανώτερο αρμόδιο όργανο που φαίνεται εύλογο να έχει ευθύνη και δηλώστε ρητά στο κείμενο της αναφοράς ότι καλείτε αυτό το όργανο να διευκρινίσει ποιος είναι υπεύθυνος και να συντονίσει μια κατάλληλη απάντηση. Αυτό είναι πιο ειλικρινές και πιο αποτελεσματικό από το να διατυπώνετε μια βέβαιη ισχυριζόμενη θέση που αποδεικνύεται λανθασμένη.

Είναι επίσης εύλογο να ξεκινήσετε μια αναφορά ενώ ακόμη ερευνάτε τη δομή λήψης αποφάσεων, αρκεί να την ενημερώσετε αν αργότερα εντοπίσετε έναν πιο συγκεκριμένο αποδέκτη.