Πώς να προσεγγίσετε τους φορείς λήψης αποφάσεων με την αίτησή σας

Επιβεβαιώστε ότι απευθύνεστε στο σωστό πρόσωπο

Πριν επικοινωνήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε εντοπίσει το πρόσωπο ή το όργανο που έχει πραγματικά την αρμοδιότητα να κάνει αυτό που ζητάτε. Η επικοινωνία με κάποιον που δεν μπορεί να ενεργήσει πάνω στο αίτημά σας σπαταλά χρόνο και μπορεί να δείχνει ότι δεν κατανοείτε πώς λειτουργεί ο αρμόδιος φορέας.

Ρωτήστε τον εαυτό σας: ποιος λαμβάνει την τελική απόφαση για το συγκεκριμένο ζήτημα; Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένα όργανο εισηγείται και ένα άλλο εγκρίνει. Ένας υπάλληλος του δήμου μπορεί να ετοιμάσει μια εισήγηση ενώ οι εκλεγμένοι δημοτικοί σύμβουλοι ψηφίζουν επ' αυτής. Ένα τμήμα μιας εταιρείας μπορεί να διαχειρίζεται την πολιτική, ενώ η εκτελεστική ομάδα εγκρίνει τις αλλαγές. Αν εμπλέκονται και τα δύο, επικοινωνήστε και με τα δύο.

Αν δεν είστε σίγουροι, ελέγξτε την επίσημη ιστοσελίδα του αρμόδιου οργανισμού, δείτε πώς έχουν ληφθεί παρόμοιες αποφάσεις στο παρελθόν ή καλέστε το κεντρικό τηλεφωνικό κέντρο και ρωτήστε ποιος χειρίζεται το συγκεκριμένο ζήτημα που θέτετε.

Επικοινωνήστε έγκαιρα, όχι μόνο κατά την παράδοση

Δεν χρειάζεται να περιμένετε μέχρι να έχετε χιλιάδες υπογραφές για να ενημερώσετε έναν φορέα λήψης αποφάσεων ότι η αίτησή σας υπάρχει. Η έγκαιρη επικοινωνία εξυπηρετεί δύο σκοπούς: δείχνει ότι είστε σοβαροί και σας δίνει χρόνο να μάθετε αν υπάρχει επίσημη διαδικασία υποβολής που πρέπει να ακολουθήσετε.

Ένα σύντομο εισαγωγικό μήνυμα όταν ξεκινά η καμπάνια σας ή όταν έχετε συγκεντρώσει τον πρώτο ουσιαστικό αριθμό υπογραφών είναι απολύτως κατάλληλο. Κρατήστε το σύντομο και βασισμένο σε γεγονότα. Δεν ζητάτε ακόμη απόφαση. Απλώς τους ενημερώνετε και δημιουργείτε ένα κανάλι επικοινωνίας.

Η έγκαιρη επικοινωνία σας βοηθά επίσης να βρείτε τη σωστή διεύθυνση, το όνομα του αρμόδιου υπαλλήλου ή εκπροσώπου και αν υπάρχουν προθεσμίες που πρέπει να γνωρίζετε.

Πώς να γράψετε ένα αποτελεσματικό μήνυμα

Είτε στέλνετε ένα εισαγωγικό σημείωμα, μια ενημέρωση προόδου ή μια επίσημη επιστολή παράδοσης, η δομή είναι η ίδια. Να είστε σαφείς, σύντομοι και ευγενικοί. Εχθρικά ή κατηγορηματικά μηνύματα δίνουν στον παραλήπτη αφορμή να σας απορρίψει.

Κάθε μήνυμα προς φορέα λήψης αποφάσεων πρέπει να περιλαμβάνει:

• Τι ζητάτε. Δηλώστε με σαφήνεια και χωρίς αμφισημία τη συγκεκριμένη αλλαγή που θέλετε.
• Γιατί έχει σημασία. Μία ή δύο προτάσεις για το ποιοι επηρεάζονται και τι συμβαίνει αν δεν αλλάξει τίποτα.
• Το επίπεδο δημόσιας υποστήριξης. Αναφέρετε πόσοι άνθρωποι έχουν υπογράψει και συμπεριλάβετε τον σύνδεσμο της αίτησης ώστε να μπορούν να το επαληθεύσουν.
• Οποιαδήποτε σχετική προθεσμία. Αν πλησιάζει η λήψη απόφασης, αναφέρετέ το. Η προθεσμία δίνει στο μήνυμά σας έναν λόγο να διαβαστεί τώρα.
• Ένα σαφές αίτημα για απάντηση. Ρωτήστε τι σκοπεύουν να κάνουν και έως πότε μπορείτε να περιμένετε απάντηση.

Επιλέξτε το σωστό κανάλι

Διαφορετικές περιπτώσεις απαιτούν διαφορετικές προσεγγίσεις.

• Email Το σωστό σημείο εκκίνησης για τις περισσότερες καμπάνιες. Δημιουργεί γραπτό αρχείο, μπορεί να προωθηθεί εσωτερικά και δίνει στον παραλήπτη χρόνο να απαντήσει. Απευθυνθείτε σε συγκεκριμένο πρόσωπο και όχι σε γενικό γραμματοκιβώτιο.
• Επιστολή. Μια τυπωμένη επιστολή που αποστέλλεται ταχυδρομικά είναι κατάλληλη για επίσημους θεσμούς όπως το κοινοβούλιο, τα υπουργεία ή μεγάλους δημόσιους φορείς. Μια έντυπη επιστολή μερικές φορές τραβά περισσότερη προσοχή από το email.
• Τηλεφώνημα. Χρήσιμο για παρακολούθηση ενός email που δεν απαντήθηκε ή για να μάθετε ποιο είναι το σωστό πρόσωπο επικοινωνίας. Έχετε ξεκάθαρο σκοπό πριν τηλεφωνήσετε και κρατήστε το σύντομο.
• Αίτημα συνάντησης. Αξίζει να το επιδιώξετε μόλις συγκεντρώσετε σημαντικό αριθμό υπογραφών. Η δια ζώσης επαφή είναι πιο δύσκολο να αγνοηθεί και σας δίνει την ευκαιρία να παρουσιάσετε το αίτημά σας απευθείας. Να είστε ευέλικτοι με τον προγραμματισμό: αν ο κύριος φορέας λήψης αποφάσεων δεν είναι διαθέσιμος, αξίζει ακόμη να συναντήσετε ένα ανώτερο στέλεχος.
• Κοινωνικά δίκτυα. Η επισήμανση ενός φορέα λήψης αποφάσεων σε δημόσια ανάρτηση δημιουργεί ορατή πίεση. Κάντε το προσεκτικά και επαγγελματικά. Λειτουργεί καλύτερα όταν έχετε κάτι συγκεκριμένο να αναφέρετε, όπως ένα σημαντικό ορόσημο, και όχι καλά όταν μοιάζει με διαρκή εκστρατεία παρενόχλησης.

Κρατήστε αρχείο όλων των επικοινωνιών: ημερομηνίες, ονόματα, τι στάλθηκε και ποια απάντηση λάβατε. Αυτό το αρχείο είναι χρήσιμο αν η καμπάνια κλιμακωθεί και απαραίτητο όταν παραδώσετε επίσημα την αίτηση.

Επιλέξτε σωστά τον χρόνο της επικοινωνίας σας

Οι πιο αποτελεσματικές στιγμές για να επικοινωνήσετε με έναν φορέα λήψης αποφάσεων συνδέονται με γεγονότα της καμπάνιας σας ή της διαδικασίας λήψης αποφάσεών του.

• Όταν φτάσετε σε ένα ορόσημο υπογραφών που αποδεικνύει πραγματική δημόσια υποστήριξη.
• Όταν έχει προγραμματιστεί συνεδρίαση επιτροπής, ψηφοφορία συμβουλίου ή επανεξέταση πολιτικής. Επικοινωνήστε μαζί τους λίγες ημέρες πριν, όχι την ίδια μέρα.
• Όταν συμβεί κάτι νέο: κάλυψη του ζητήματός σας από τα ΜΜΕ, ένα σχετικό γεγονός ή μια δήλωση από άλλη αρχή που υποστηρίζει τη θέση σας.
• Όταν είστε έτοιμοι να παραδώσετε επίσημα την αίτηση. Ενημερώστε τους εκ των προτέρων ώστε να διαθέσουν χρόνο για να την παραλάβουν όπως πρέπει.

Αποφύγετε να επικοινωνείτε τόσο συχνά με τον φορέα λήψης αποφάσεων ώστε τα μηνύματά σας να μοιάζουν με πίεση και όχι με επικοινωνία. Ένα ή δύο μηνύματα στην κατάλληλη στιγμή έχουν μεγαλύτερη βαρύτητα από μια ροή εβδομαδιαίων email.

Ετοιμάστε έναν φάκελο παράδοσης

Όταν είστε έτοιμοι να παραδώσετε επίσημα την αίτηση, ετοιμάστε έναν φάκελο που παρουσιάζει την καμπάνια σας με σαφήνεια και επαγγελματισμό. Μια καλά προετοιμασμένη παράδοση είναι πιο δύσκολο να παραμεριστεί από έναν σύνδεσμο σε ιστοσελίδα.

• Συνοδευτική επιστολή: Μία σελίδα που συνοψίζει την αίτηση: το πρόβλημα, το συγκεκριμένο αίτημά σας και τον αριθμό των ατόμων που έχουν υπογράψει. Επαναλάβετε τυχόν προθεσμία και ζητήστε με σαφήνεια απάντηση.
• Κατάλογος υπογραφών. Εκτυπώστε μια σύνοψη των υπογραφών με ονόματα, τοποθεσίες και τυχόν σχόλια. Αν έχετε χιλιάδες υπογραφές, ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα με επαληθευμένο συνολικό αριθμό είναι πιο πρακτικό από κάθε μεμονωμένο όνομα.
• Προσωπικές ιστορίες: Μερικά συγκεκριμένα σχόλια ή σύντομες δηλώσεις από τους υπογράφοντες προσθέτουν μια ανθρώπινη διάσταση που τα στατιστικά από μόνα τους δεν μπορούν να αποδώσουν. Επιλέξτε παραδείγματα που δείχνουν καθαρά τον αντίκτυπο του ζητήματος.
• Υποστηρικτικά στοιχεία. Αν έχετε σχετική δημοσιογραφική κάλυψη, επίσημα δεδομένα ή δηλώσεις ειδικών που στηρίζουν την υπόθεσή σας, συμπεριλάβετέ τα ως συνημμένα ή παραπομπές.

Αν ο φορέας λήψης αποφάσεων σας ζητήσει να στείλετε τις υπογραφές με email, εξηγήστε ότι τα προσωπικά δεδομένα δεν πρέπει να μεταδίδονται μαζικά μέσω email. Η δια ζώσης ή επίσημη έγγραφη παράδοση είναι πιο κατάλληλη και δείχνει ότι χειρίζεστε υπεύθυνα τα δεδομένα των υποστηρικτών.

Εμπλέξτε τα ΜΜΕ κατά την παράδοση

Μια δημόσια παράδοση δημιουργεί μια στιγμή ορατής λογοδοσίας. Η κάλυψη της παράδοσης από τα ΜΜΕ ασκεί πρόσθετη πίεση στον φορέα λήψης αποφάσεων και δημιουργεί νέο ενδιαφέρον για την αίτηση.

Μία εβδομάδα πριν από την ημερομηνία παράδοσης, στείλτε ένα σύντομο δελτίο Τύπου ή ένα pitch σε τοπικούς δημοσιογράφους που καλύπτουν το θέμα σας. Πείτε τους τι παραδίδετε, πόσοι άνθρωποι έχουν υπογράψει και πότε και πού θα πραγματοποιηθεί η παράδοση.

Ρωτήστε εκ των προτέρων τον φορέα λήψης αποφάσεων αν συμφωνεί με την παρουσία ΜΜΕ. Πολλοί εκλεγμένοι αξιωματούχοι καλωσορίζουν αυτή την ευκαιρία. Ακόμη κι αν δεν παραστούν δημοσιογράφοι, τραβήξτε οι ίδιοι φωτογραφίες και βίντεο από την παράδοση. Αυτά μπορούν να κοινοποιηθούν σε ενημέρωση της αίτησης και στα κοινωνικά δίκτυα.

Για έναν πλήρη οδηγό σχετικά με την προσέγγιση δημοσιογράφων και τη σύνταξη δελτίου Τύπου, δείτε το Πώς να εξασφαλίσετε κάλυψη από τα ΜΜΕ για την αίτησή σας.

Τι να κάνετε αν δεν λάβετε απάντηση

Η μη απάντηση είναι συνηθισμένη και δεν σημαίνει απαραίτητα ότι η αίτηση έχει αγνοηθεί. Το προσωπικό μπορεί να διαχειρίζεται μεγάλο όγκο αλληλογραφίας, το θέμα μπορεί να εξετάζεται ενεργά ή το μήνυμά σας να μην έφτασε στο σωστό πρόσωπο.

Κάντε μία υπενθύμιση μετά από εύλογο χρονικό διάστημα, συνήθως μία έως δύο εβδομάδες. Αναφερθείτε στο αρχικό σας μήνυμα και ρωτήστε ευγενικά αν το έλαβαν και πότε μπορείτε να περιμένετε απάντηση.

Αν εξακολουθείτε να μην λαμβάνετε καμία απάντηση, εξετάστε άλλες οδούς: επίσημη υποβολή μέσω της ίδιας της διαδικασίας του φορέα, ερώτηση που τίθεται σε δημόσια συνεδρίαση ή επικοινωνία μέσω εκλεγμένου εκπροσώπου. Η καταγραφή της έλλειψης απάντησης και η κοινοποίησή της σε ενημέρωση της αίτησης ή σε δήλωση Τύπου μπορεί επίσης να δημιουργήσει πίεση, αν και αυτή η προσέγγιση απαιτεί προσεκτικό χειρισμό.

Μετά την παράδοση: παρακολουθήστε την εξέλιξη και ολοκληρώστε τον κύκλο

Η παράδοση δεν είναι το τέλος της καμπάνιας. Κρατήστε τους υποστηρικτές σας ενήμερους για το τι ακολουθεί.

• Δημοσιεύστε μια ενημέρωση αμέσως μετά την παράδοση. Μοιραστείτε πώς πήγε, τι ειπώθηκε, τυχόν φωτογραφίες και ποια είναι τα επόμενα βήματα. Οι υποστηρικτές που υπέγραψαν πριν από εβδομάδες εξακολουθούν να ενδιαφέρονται για το αποτέλεσμα.
• Κάντε παρακολούθηση με τον φορέα λήψης αποφάσεων. Αν υποσχέθηκαν να απαντήσουν ή να αναλάβουν δράση έως μια συγκεκριμένη ημερομηνία, επικοινωνήστε ξανά όταν φτάσει αυτή η ημερομηνία. Μια ευγενική, βασισμένη σε γεγονότα υπενθύμιση δείχνει ότι παρακολουθείτε στενά την υπόθεση.
• Ανακοινώστε το αποτέλεσμα. Αν η καμπάνια πετύχει, ενημερώστε το ξεκάθαρα τους υποστηρικτές σας. Αν όχι, εξηγήστε τι συνέβη και αν υπάρχουν περαιτέρω βήματα. Οι άνθρωποι που συμμετείχαν αξίζουν να ξέρουν σε τι συνέβαλαν οι υπογραφές τους.

Μια καμπάνια που κλείνει σωστά, είτε κερδίσει είτε χάσει, χτίζει εμπιστοσύνη με όσους την υποστήριξαν και διευκολύνει την εκ νέου κινητοποίησή τους στο μέλλον.